Vacature directiesecretaris

DOK is de innovatieve openbare bibliotheek van Delft. Wij zijn trots op onze historie, onze stad en wat we daarbinnen samen met vele partners bereiken. Ben jij op zoek naar een uitdagende baan, waarbij je actief kunt mee werken aan een nieuw beleidsplan?

Wij zijn DOK

Bij DOK werken circa 70 enthousiaste collega's samen met 200 betrokken vrijwilligers. DOK werkt vanuit de overtuiging dat iedereen blijft groeien. Daarbij zijn de vijf kernwaarden “plezier, innovatief, samenwerken, maatschappelijk betrokken en daadkracht” leidend.

Wij zijn nauw verbonden met onze stad; via onze twee vestigingen (Centrum en Voorhof), via vijftien Vindplaatsen (in scholen) en via onze activiteiten bij mensen thuis. DOK Centrum huist in OPEN, een initiatief van DOK en De VAK. OPEN is de informele ontmoetingsplaats van Delft waar taal, cultuur en techniek samenkomen. Of je nu komt om te lezen, muziek te maken, te dansen, te schilderen of lekker te eten: iedereen is welkom! De andere vestiging van DOK is DOK Voorhof, waar onder andere het Taalhuis is gevestigd.

Het directieteam

Het directieteam bestaat uit een directeur-bestuurder en een adjunct-directeur die hun eigen specifieke werkgebieden hebben en waar nodig elkaars back-up zijn. Het directieteam legt verantwoording af aan de Raad van Toezicht en de Ondernemingsraad.

DOK gaat in het najaar van 2022 een nieuwe koers en meerjarenbeleidsplan opstellen. Dat betekent dat er veel aandacht zal zijn voor verdere verdieping en verbreding van ons beleid op gebied van onder andere leesplezier, kunst&cultuur, gelijke kansen en samenwerkingen (met gemeente, onderwijs en culturele instellingen).

Hoe ziet jouw werk eruit?

Om het directieteam compleet te maken zijn wij op zoek naar een directiesecretaris. Als directiesecretaris ben je de steun en toeverlaat van de directie (bestaand uit twee directeuren) en management. Je hebt een actieve rol bij de vorming van de nieuwe koers en het nieuwe beleidsplan. Je adviseert, bereidt kernteamvergaderingen voor, en draagt bij aan besluitvorming. Je schrijft beleidstukken (Jaarplan en Bestuursverslag), en zorgt voor de afhandeling en opvolgende communicatie hiervan binnen en buiten de organisatie.

Ook ondersteun je de contacten met de Raad van Toezicht. Je bereidt de agenda en stukken voor, maakt notities en monitort de hieruit volgende acties en assisteert bij de uitvoering.

Je houdt je bezig met allerlei verschillende thema's binnen de organisatie en het is daarom belangrijk dat je ontwikkeling en uitvoering van het beleid kunt monitoren op inhoud en samenhang.  

Wie ben jij?

Je bent gewend om op strategisch niveau te werken. Je volgt als vanzelf wat er speelt binnen en buiten de organisatie en geeft gevraagd en ongevraagd beleidsmatig advies. Je bent op de hoogte van de ontwikkelingen in de bibliotheek- en/of cultuursector en denkt actief mee over de manier waarop DOK invulling kan geven aan actuele onderwerpen. Je hebt ervaring met het vertalen van beleid in organisatie brede richtlijnen, reglementen en procedures, waarbij je erop let dat het beleid begrijpelijk en goed uitvoerbaar is voor de medewerkers.  

Wat bieden we jou?

DOK wil een organisatie zijn waarin iedereen zich welkom, gewaardeerd en thuis voelt. Als werkgever geloven we er bovendien in dat, hoe inclusiever we zijn, des te beter we kunnen presteren als taal- en cultuureducatiecentrum van en voor de stad. We doen daarom ons best om de verscheidenheid aan achtergronden en perspectieven die Delft rijk is, samen te brengen in het medewerkersbestand van onze bibliotheek.

DOK biedt een arbeidsovereenkomst tussen de 20 en 24 uur per week voor een jaar, met de intentie deze te verlengen bij wederzijdse tevredenheid. De arbeidsvoorwaarden zijn volgens de CAO Openbare Bibliotheken en de functie wordt afhankelijk van kennis en ervaring gewaardeerd in schaal 10 met een maximum van € 4.643 bruto per maand (exclusief 8% vakantietoeslag en 3,25% eindejaarsuitkering) op basis van 36 uur. Gedeeltelijk thuiswerken is mogelijk.  

Hoe kun je reageren?

Wekt deze vacature interesse bij je op en herken je jezelf in het omschreven profiel? Dan hopen we op een reactie van jou. Wij selecteren zo objectief mogelijk op basis van jouw kwaliteiten en kiezen er daarom voor alle kandidaten dezelfde vragen te laten beantwoorden in hun sollicitatiebrief. Gebruik maximaal 200 woorden voor het beantwoorden van elke vraag.

1. Wat motiveert jou om op deze functie bij DOK te solliciteren?

2. Waaruit blijkt dat jij gewend bent om strategisch niveau te werken? Noem een concreet voorbeeld.

3. Welke ontwikkelingen binnen de bibliotheek- en/of cultuursector gaan een belangrijke rol spelen in de komende drie jaar en moeten we zeker meenemen in ons nieuwe beleid?

4. Wat vind jij belangrijk in het begrijpelijk en uitvoerbaar maken van beleid voor medewerkers? Noem een concreet voorbeeld.

5. Als directiesecretaris houd je bezig met verschillende beleidsthema's binnen de organisatie. Hoe bewaak jij de samenhang?  

Stuur je antwoorden op de vragen en CV voor 30 juni aanstaande t.a.v. Anouk Bitter naar werken@dok.info. Vermeld in de onderwerpregel dat het gaat over de vacature Directiesecretaris. Heb je inhoudelijke vragen over de vacature, neem dan contact op met Yuri Matteman via +31 15 2130792.