Vacature Managementassistent

Koesteraar

DOK is per direct op zoek naar een managementassistent voor 20 uur per week, liefst verdeeld over 3 of 4 dagen. De aanstelling is in eerste instantie voor één jaar.

Wie zijn wij?

DOK is van oudsher een innovatieve openbare bibliotheek. Wij zijn trots op onze historie, op onze stad en wat we daarbinnen samen met vele partners bereiken. Met aan de basis een krachtig team van collega’s en een grote groep vrijwilligers weten we tienduizenden Delftenaren aan ons te binden. Samen lenen en lezen zij ruim een half miljoen boeken per jaar. Daarnaast bedienen we duizenden kinderen, ouders en leerkrachten via het onderwijs, om de liefde voor lezen, kunst, cultuur en techniek over te brengen.

Het komende jaar transformeert het huidige pand van DOK aan het Vesteplein naar OPEN: dit nieuwe centrum geeft tevens toegang tot een rijk aanbod van muziek dans, theater, schrijven, mode en beeldende kunst door De VAK.

Ons fundament, ambitie en waarden zijn geworteld in onze overtuiging dat Iedereen blijft groeien. Vijf waarden staan aan de basis van deze overtuiging: plezier, innovatie, samenwerking, maatschappelijke betrokkenheid en daadkracht.

Wij zoeken jou!

We zijn ter ondersteuning van onze directie en teamleiders op zoek naar een nieuwe collega, die proactief kan inspringen op de behoeftes van het team.

De management assistent is onder andere verantwoordelijk voor:

  • de ondersteuning bij het samenstellen van (beleids) documenten en rapporten
  • de ondersteuning van de totale organisatie en specifiek de directie, teamleiders en Raad van Toezicht door het uitvoeren van secretariële (inclusief notuleren) en administratieve werkzaamheden, zodat zij efficiënt en effectief kunnen functioneren
  • het zijn van een gastvrij contactpersoon voor alle externe partners en contacten van de directie en teamleiders
  • de ondersteuning van directie en teamleiders wat betreft de signalering van de afspraken en procedures die voortkomen uit overleggen en afspraken met de directie, teamleiders, ondernemingsraad en Raad van Toezicht en voorbereiding en planning met betrekking tot deze overleggen
  • is medeverantwoordelijk voor de ondersteuning en voorbereiding van de interne communicatieprocessen ten behoeve van de afspraken die voortkomen uit het directie- en teamleidersoverleg
  • beheer van de klachtadministratie
  • archivering van de projectadministratie- contractadministratie en overeenkomsten derden
  • het zelf regie houden over de eigen inhoudelijke en persoonlijke ontwikkeling.

Wie ben jij?

Je werkt in een dynamische omgeving, bent klantgericht en flexibel. Je bent iemand die denkt in kansen en oplossingen en in staat je werkzaamheden accuraat, zelfstandig en proactief uit te voeren. En je bent bereid om, indien nodig, ook in de avonduren te werken. 

Vanwege je verbindende rol heb je zelfkennis en weet je wat je talenten zijn en sta je open om deze verder te ontdekken. Je bent empathisch, communicatief vaardig en daar waar nodig diplomatiek. Je hebt affiniteit met ons werkveld. Je hebt minimaal MBO (niveau 4) werk en denkniveau en minimaal 5 jaar soortgelijke ervaring.

Is dit jouw uitdaging?

Dan ontvangen we graag uiterlijk voor 4 december 2017 je motivatie en Curriculum Vitae via werken@dok.info. Mocht je naar aanleiding van deze vacature nog vragen hebben, neem dan contact op met Marjolein Nuvelstijn via het telefoonnummer 06-81463009. Algemene vragen kunnen via het eerdergenoemde e-mailadres gesteld worden.

Afhankelijk van je profiel is deze functie maximaal gewaardeerd in schaal 8, volgens de CAO van de openbare bibliotheek, met een maximale uitloop tot € 3.336,- bij een 36-urige werkweek.

Deze vacature zal zowel intern als extern bij specifiek wervingspartijen worden uitgezet. Bij gebleken geschiktheid gaat de interne kandidaat voor. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt door ons niet op prijs gesteld.